Kirchliche Registraturberatung im Wandel der Zeiten

Seit 2004 genießen wir in der Ev. Kirche im Rheinland den erfreulichen Zustand, dass der IT-kompatible Einheitsaktenplan für alle Ebenen der Verwaltung (Kirchengemeinden, Kirchenkreise und Landeskirche) Anwendung findet. Freilich bedarf er steten Trainings, wozu das Archiv der EKiR regelmäßig Schriftgutlehrgänge anbietet. Dort wird die korrekte Ablage nach Aktenzeichen eingeübt, die durch die Einführung von DMS-Systemen fast noch wichtiger als im herkömmlichen Papierzeitalter geworden ist.

Taschenbuch: Scribemecum pastorale, von Karlheinrich Dumrath, 1963

Der Bedarf an praktischen Beratungshilfen für die Kirchengemeinden war ein Thema für alle Landeskirchen. Ein früher Vertreter dieses Genres bildete das Büchlein „Scribemecum Pastorale“, das Karlheinrich Dumrath 1961 beim Evangelischen Presseverband in München publizierte. Die launig formulierten Texte und zahlreichen Zeichnungen nahmen die Missstände in der kirchlichen Schriftgutverwaltung nicht nur ins Visier, sondern boten auch konkrete Tipps zur Abhilfe. Weiterlesen

Süddeutscher Kirchenarchivtag in Boppard 2019

28. Tagung der süddeutschen Kirchenarchive in Boppard

Zur alljährlichen Fachtagung der süddeutschen Kirchenarchive hatte am 3. und 4. Juni 2019 die Evangelische Archivstelle Boppard eingeladen. Bei strahlendem Sommerwetter waren 35 Kolleginnen und Kollegen an den Mittelrhein gereist, um sich über das Thema „Archive im Zeitalter von Web 2.0 – Neue Wege durch Kooperation“ auszutauschen. Gerade angesichts der fachlichen Herausforderungen des digitalen Zeitalters, so betonte der Bopparder Archivleiter Andreas Metzing in seinen Begrüßungsworten, sei eine archivspartenübergreifende Zusammenarbeit das Gebot der Stunde. Bewusst waren deshalb für die Fachvorträge nicht nur Referentinnen und Referenten aus kirchlichen Archiven, sondern auch aus anderen Archivsparten eingeladen worden, insbesondere aus dem kommunalen Bereich.

In der ersten Tagungssektion standen die verschiedenen Kooperationsmodelle digitaler Langzeitarchivierung im Mittelpunkt. Zunächst gab Ulrich Fischer vom Historischen Archiv der Stadt Köln eine Einführung in die Thematik, verbunden mit einem Überblick über die derzeit in Deutschland bestehenden Langzeitarchivierungsverbünde. Er betonte, dass sich die digitale Archivierung inzwischen zur Kernaufgabe archivarischen Handelns entwickelt habe. Gerade für kleinere Archive, die bei der Bewältigung dieser fachlichen, organisatorischen und juristischen Herausforderung manchmal noch ganz am Anfang stünden, sei es deshalb umso wichtiger, durch geeignete Kooperationsmodelle von der Erfahrung anderer, die auf diesem Weg schon weiter seien, zu profitieren.

Im Anschluss an den Einführungsvortrag wurden die beiden derzeit in Deutschland existierenden Langzeitarchivierungsverbünde detailliert vorgestellt. Johanna Schauer-Henrich erläuterte den Tagungsteilnehmern die Kooperationsmöglichkeiten kleinerer Archive mit dem Digitalen Magazin des Landesarchivs Baden-Württemberg (DIMAG). Als frühere Mitarbeiterin des Landeskirchlichen Archivs Karlsruhe und derzeitige Kreisarchivarin von Biberach an der Riß erklärte sie anschaulich und praxisbezogen die Vorteile, die der Verbund DIMAG sowohl für kirchliche als auch für kommunale Archive bietet. Auch Hannah Ruff vom Archivamt für Westfalen in Münster betonte in ihrer Präsentation der Langzeitarchivlösung DiPS.kommunal die archivspartenübergreifende Dimension. Primäre Zielgruppe des Verbundes sind zwar zunächst die nordrhein-westfälischen Kommunalarchive, doch ist er prinzipiell offen für die Beteiligung auch anderer Archivtypen. Beide Referentinnen unterstrichen die Notwendigkeit, von archivischer Seite bereits bei der Entwicklung der in den Verwaltungen eingesetzten digitalen Fachverfahren Einfluss darauf zu nehmen, dass eine Schnittstelle zu einem Langzeitarchivierungsverbund eingeplant wird. Von ebenfalls grundlegender Wichtigkeit ist die Kooperation mit einem leistungsstarken Rechenzentrum.

Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der 28. Tagung der süddeutschen Kirchenarchive am 3. und 4. Juni 2019 in Boppard. (Foto: André Mageney)

Nach einer Führung durch zwei der schönsten Bopparden Kirchen klang der Tag mit einem gemeinsamen Abendessen unter freiem Himmel an den Bopparder Rheinanlagen gemütlich aus. Am folgenden Vormittag, der mit einer Andacht in der evangelischen Christuskirche begann, stand in der zweiten Tagungssektion das Thema „Neue Präsentationsformen für Archive im Web 2.0“ im Mittelpunkt. Joachim Kemper vom Stadtarchiv Aschaffenburg sprach über Social-Media-Strategien für kleinere Archive und führte an ausgewählten Besipielen vor, wie die ganze Bandbreite der heutigen  sozialen Medien für die archivische Öffentlichkeitsarbeit sinnvoll nutzbar gemacht werden kann. Aktivitäten wie etwa eine eigene Facebookseite oder ein Blog, aber auch Präsenz  auf Twitter oder in einem eigenen Youtube-Kanal böten auch für kleinere Archive Möglichkeiten, ihr traditionelles Image zu überwinden und sich neue und jüngere Interessenten- und Nutzerkreise zu erschließen. Selbst WhatsApp-Gruppen können heutzutage für die archivische Öffentlichkeitsarbeit eingesetzt werden.

Als Beispiel einer für Archive besonders geigneten Form der interaktiven Öffentlichkeit im Web 2.0 stellte Tatjana Klein das Blog des Archivs der Evangelischen Kirche im Rheinland vor. Neben einer Einführung  in den Aufbau und die Funktionsweise dieses Blogs legte sie einen besonderen Focus auf die mannigfachen Vernetzungsmöglichkeiten. Durch Verlinkungen mit anderen Blogs werden die geposteten Inhalte Teil einer komplexen Blogosphäre. Den Usern wird dadurch ein unkomplizierter Zugriff auf inhaltlich ähnlich gelagerte Beiträge anderer Blogs ermöglicht, während den Archiven ein niederschwelliges Angebot zur digitalen Kommunikation mit ihren Nutzern zur Verfügung steht. In der anschließenden, äußerst lebhaften Diskussion wurde neben großer Zustimmung auch die Sorge geäußert, dass die eher flüchtigen Kommunikationsformen via Blog, Facebook oder Twitter zu einem Absinken des Niveaus der inhaltlichen Anfragen an die Archive führen könnten. Dem hielten beide Referenten übereinstimmend entgegen, dass bei der Heranführung neuer Interessenten an die spezifisch archivischen Arbeitsbedingungen zwar durchaus ein gewisser Mehraufwand erforderlich sei, der aber durch die Chancen, die in der Kontaktaufnahme zu einem medienaffinen, jungen Publikum liegen, bei weitem überwogen würde.

In der dritten Sektion der Tagung, die unter dem Titel „Web 2.0 als neuer Weg der Erschließung?“ stand, stellte Andreas Metzing den aktuellen Sachstand des Crowdsourcing-Projekts „Erschließung der Kölner Miltärkirchenbücher“ vor, das seit einem Jahr von der Evangelischen Archivstelle Boppard gemeinsam mit dem Verein für Computergenealogie betrieben wird. Durch die Netzcommunity werden genealogisch relevante Daten aus den im Internet frei einsehbaren Kirchenbüchern mithilfe der Software DES erfasst und in eine Datenbank eingespeist, die in Echtzeit online abrufbar ist und eine digitale Alternative zu den klassichen Familienbücher darstellt. Nach einem Jahr lässt sich sagen, dass das Projekt zwar bisher nicht alle anfänglichen Erwartungen erfüllt hat und insbesondere die erhoffte größere Wahrnehmbarkeit des Archivs aufgrund des langesamen Fortgangs des Projekts bislang noch nicht eingetreten ist. Dennoch zog Metzing eine insgesamt positive Zwischenbilanz, da das Projekt praktisch keine Sach- oder Personalressourcen bindet, aber trotzdem qualitativ sehr zufriedenstellende Ergebnisse liefert. Ein Anschlussprojekt in Kooperation mit dem Kirchenbuchportal Archion ist grundsätzlich möglich.

In der Abschlussbesprechung äußerten sich alle Beteiligten hochzufrieden mit dem inhaltlichen Ertrag der diesjährigen Südschienentagung. Die Vorträge beleuchteten die unterschiedlichsten Aspekte der Herausforderungen, aber auch der Chancen des Web 2.0 für die Archive, während das Thema Kooperation, das sich wie eine roter Faden durch alle Beiträge zog, eine Perspektive aufwies, die in Zukunft immer größere Bedeutung haben wird.

Schriftgutlehrgang An Sieg und Rhein in Wahlscheid

Am 20. März 2019 fand in Wahlscheid der zweite Teil des Schriftgutverwaltungslehrgangs für Gemeindesekretärinnen des Kirchenkreises An Sieg und Rhein statt. Neun Damen und ein Herr waren im Gemeindehaus zusammengekommen, um sich über den Umgang mit dem Einheitsaktenplan, die Behandlung von Kassationsfällen und Fragen der elektronischen Kirchenbuchführung zu informieren. Die logistischen Rahmenbedingungen – ein angenehmer, heller Tagungsraum sowie ausreichend Tee, Kaffee und sonstige Verpflegung – waren von Frau Petra Jacob von der Kirchengemeinde Wahlscheid perfekt organisiert worden.

Schriftgutlehrgang AEKR

Das Thema Kassation – hier eine der Folien aus der Präsentation in dem Lehrgang – stieß bei den Teilnehmerinnen auf besonders großes Interesse. Schriftgutlehrgang an Sieg und Rhein in Wahlscheid

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Fortbildungsveranstaltung „Alles gut geordnet und verzeichnet? Die Auswirkungen der kirchlichen Verwaltungsstrukturreform auf die Schriftgutverwaltung“

Bisher galt die Regel: Vor Ort, in den jeweiligen Kirchengemeinden, werden die Unterlagen der kirchlichen Einrichtungen verwahrt. Dies sah die kirchliche Archivgesetzgebung im Einklang mit der presbyterial-synodalen Kirchenordnung der Evangelischen Kirche im Rheinland, ihrer Verfassung, vor. Im Bedarfsfall soll das Presbyterium, das Leitungsorgan der Kirchengemeinde, auf die Dokumente unmittelbar zugreifen können. Dies setzt allerdings voraus, dass die Akten gemäß der Schriftgutordnung und dem Registraturplan geführt werden – in der Praxis eher die Ausnahme als die Regel.

Die Verwaltungsstrukturreform der evangelischen Kirche im Rheinland lässt das Vor-Ort-Prinzip obsolet werden. Ihr Ziel, die mittlere Ebene, die Kirchenkreise und ihre Verwaltung, zu stärken, bringt es mit sich, dass nunmehr hier verstärkt die Akten angelegt und geführt werden. Vor Ort, in den Kirchengemeinden, finden sich zwar noch Akten, die jedoch eher den Charakter von Handakten haben: Sie werden nicht systematisch geführt, sondern bedarfsweise, nach Gutdünken angelegt. Das Kriterium „Vollständigkeit“ erfüllen diese Aktenbestände nicht.

Archive sind bei diesen Reformen nicht außen vor, sondern mittendrin im Geschehen. Einerseits sind die finanziellen Aufwendungen in personeller und räumlicher Hinsicht erheblich, andererseits verlangt die Gesetzgebung, Unterlagen auch von Einrichtungen, die nicht mehr oder nur in veränderter Form existieren, zu magazinieren. Wenn mit dem Argument der Kostensenkung ehemals getrennte Verwaltungen vereinigt und als Folge Verwaltungsgebäude aufgegeben werden, muss über die Archivstandorte nachgedacht werden.

Hierzu bietet das Archiv der EKiR in Zusammenarbeit mit dem Landschaftsverband Rheinland am 6. November 2018 eine Fortbildungsveranstaltung in Köln an. Den Programmflyer zur Tagung finden Sie hier, die Online-Anmeldung erfolgt über die Seite des LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrums.

Veranstaltung: „Blogs als Werkzeuge der Archivarbeit“

Veranstaltung am 11./12. Oktober 2018 – LVR Kulturzentrum in Pulheim- zum Thema „Blogs als Werkzeuge der Archivarbeit“.

❗Aufgepasst: Am 11. /12. Oktober 2018 findet eine Tagung zum Thema „Blogs als Werkzeuge der Archivarbeit“ statt❗

Das Programm bietet sowohl für Archivarinnen und Archivare aller Archivsparten mit und ohne Blog-Erfahrung bis hin zu Leserinnen und Leser archivischer Blogs zahlreiche interessante Vorträge.

Ich freue mich besonders auf die Workshops, die Gelegenheit bieten sich über neue Blog-Projekte und technische Möglichkeiten von Blog-Software auszutauschen, sowie neue Tools für Blogs kennenzulernen. >> Zur Online-Anmeldung

52. Rheinischer Archivtag in Frechen beendet

Der diesjährige Rheinische Archivtag stand unter dem ansprechenden Thema „Der Servicegedanke beginnt im Kopf – Für eine archivische Willkommenskultur“. Die exzellent organisierte Tagung vermittelte den ca. 160 Teilnehmerinnen und Teilnehmern viele Anregungen zur Optimierung digitaler Angebote und Dienstleistungen für ihre Kunden. #neuland: Manche Potentiale des Web scheinen in den Archiven – wie anno 2013 bei der Kanzlerin – noch nicht so recht angekommen zu sein.

Einen ersten guten Überblick über die Beiträge bietet das Tagungsblog des LVR unter https://lvrafz.hypotheses.org/.

Jetzt online: Videos und Präsentationen des 78. Südwestdeutschen Archivtags in Augsburg

Nützliche Tipps und Hinweise, wenn es um Fragen der Planung von Archivmagazinen, Techniken der Magazinverwaltung und Schädlingsbekämpfung geht.

>> hier die Präsentationen und Videos auf Youtube:

Weitere Infos zu Papierfischchen bei den Archivberatungsstellen Rheinland und Westfalen: