Kirchliche Registraturberatung im Wandel der Zeiten

Seit 2004 genießen wir in der Ev. Kirche im Rheinland den erfreulichen Zustand, dass der IT-kompatible Einheitsaktenplan für alle Ebenen der Verwaltung (Kirchengemeinden, Kirchenkreise und Landeskirche) Anwendung findet. Freilich bedarf er steten Trainings, wozu das Archiv der EKiR regelmäßig Schriftgutlehrgänge anbietet. Dort wird die korrekte Ablage nach Aktenzeichen eingeübt, die durch die Einführung von DMS-Systemen fast noch wichtiger als im herkömmlichen Papierzeitalter geworden ist.

Taschenbuch: Scribemecum pastorale, von Karlheinrich Dumrath, 1963

Der Bedarf an praktischen Beratungshilfen für die Kirchengemeinden war ein Thema für alle Landeskirchen. Ein früher Vertreter dieses Genres bildete das Büchlein „Scribemecum Pastorale“, das Karlheinrich Dumrath 1961 beim Evangelischen Presseverband in München publizierte. Die launig formulierten Texte und zahlreichen Zeichnungen nahmen die Missstände in der kirchlichen Schriftgutverwaltung nicht nur ins Visier, sondern boten auch konkrete Tipps zur Abhilfe. Weiterlesen

Schriftgutlehrgang An Sieg und Rhein in Wahlscheid

Am 20. März 2019 fand in Wahlscheid der zweite Teil des Schriftgutverwaltungslehrgangs für Gemeindesekretärinnen des Kirchenkreises An Sieg und Rhein statt. Neun Damen und ein Herr waren im Gemeindehaus zusammengekommen, um sich über den Umgang mit dem Einheitsaktenplan, die Behandlung von Kassationsfällen und Fragen der elektronischen Kirchenbuchführung zu informieren. Die logistischen Rahmenbedingungen – ein angenehmer, heller Tagungsraum sowie ausreichend Tee, Kaffee und sonstige Verpflegung – waren von Frau Petra Jacob von der Kirchengemeinde Wahlscheid perfekt organisiert worden.

Schriftgutlehrgang AEKR

Das Thema Kassation – hier eine der Folien aus der Präsentation in dem Lehrgang – stieß bei den Teilnehmerinnen auf besonders großes Interesse. Schriftgutlehrgang an Sieg und Rhein in Wahlscheid

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Fortbildungsveranstaltung „Alles gut geordnet und verzeichnet? Die Auswirkungen der kirchlichen Verwaltungsstrukturreform auf die Schriftgutverwaltung“

Bisher galt die Regel: Vor Ort, in den jeweiligen Kirchengemeinden, werden die Unterlagen der kirchlichen Einrichtungen verwahrt. Dies sah die kirchliche Archivgesetzgebung im Einklang mit der presbyterial-synodalen Kirchenordnung der Evangelischen Kirche im Rheinland, ihrer Verfassung, vor. Im Bedarfsfall soll das Presbyterium, das Leitungsorgan der Kirchengemeinde, auf die Dokumente unmittelbar zugreifen können. Dies setzt allerdings voraus, dass die Akten gemäß der Schriftgutordnung und dem Registraturplan geführt werden – in der Praxis eher die Ausnahme als die Regel.

Die Verwaltungsstrukturreform der evangelischen Kirche im Rheinland lässt das Vor-Ort-Prinzip obsolet werden. Ihr Ziel, die mittlere Ebene, die Kirchenkreise und ihre Verwaltung, zu stärken, bringt es mit sich, dass nunmehr hier verstärkt die Akten angelegt und geführt werden. Vor Ort, in den Kirchengemeinden, finden sich zwar noch Akten, die jedoch eher den Charakter von Handakten haben: Sie werden nicht systematisch geführt, sondern bedarfsweise, nach Gutdünken angelegt. Das Kriterium „Vollständigkeit“ erfüllen diese Aktenbestände nicht.

Archive sind bei diesen Reformen nicht außen vor, sondern mittendrin im Geschehen. Einerseits sind die finanziellen Aufwendungen in personeller und räumlicher Hinsicht erheblich, andererseits verlangt die Gesetzgebung, Unterlagen auch von Einrichtungen, die nicht mehr oder nur in veränderter Form existieren, zu magazinieren. Wenn mit dem Argument der Kostensenkung ehemals getrennte Verwaltungen vereinigt und als Folge Verwaltungsgebäude aufgegeben werden, muss über die Archivstandorte nachgedacht werden.

Hierzu bietet das Archiv der EKiR in Zusammenarbeit mit dem Landschaftsverband Rheinland am 6. November 2018 eine Fortbildungsveranstaltung in Köln an. Den Programmflyer zur Tagung finden Sie hier, die Online-Anmeldung erfolgt über die Seite des LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrums.

Schriftgutlehrgang im Kirchenkreis Bad Godesberg-Voreifel

Teilnehmer des Schriftgutlehrgangs im Kirchenkreis Bad Godesberg-Voreifel bei der Arbeit am Aktenplan

Gestern fand im Kirchenkreis Bad Godesberg-Voreifel ein Fortbildungstag zum Thema „Schriftgutverwaltung und Aktenführung“ statt.

Der Kirchenkreis hatte die Initiative ergriffen und die Referentin des Landeskirchlichen Archivs sowie die Mitarbeitenden der Gemeindeverwaltungen in die Jugendbildungsstätte Merzbach eingeladen. Weiterlesen