Im dritten Lernvideo zum Thema Schriftgutverwaltung geht es um die elektronische Parallelregistratur, die in der Übergangszeit von analoger Aktenführung hin zur volldigitalen E-Akte die Verwaltungsarbeit erleichtern soll. Die Regelungen dazu finden sich in der novellierten Schriftgutverordnung von 2021. Im neuen Video gibt es praktische Tipps zu Ablagestruktur, Dateiformaten und den Umgang mit vollen Email-Postfächern.
Wir freuen uns über Feedback und Vorschläge für weitere Videothemen!
Im März ist die neue Reihe von Lernvideos zum Thema Schriftgutverwaltung mit einer Einführung in die neue Schriftgutverordnung (SGVO) gestartet. Jetzt ist das zweite Video online und diesmal geht es direkt in die Praxis und um die Frage: Wie lege ich eine Registratur an? Dazu wird das zentrale Hilfsmittel zur Schriftgutverwaltung, der Einheitsaktenplan der EKiR, näher beleuchtet und Wege aufgezeigt, wie man mit Hilfe des Aktenplans die Registratur auf die jeweilige Verwaltung zuschneidet.
Dieses Schulungsmaterial kann von Interessierten zu jeder Zeit in Anspruch genommen werden.
Wir freuen uns über Feedback und Vorschläge für weitere Videothemen!
Wie bei so vielem, macht uns Corona auch bei der Durchführung der Lehrgänge zur Schriftgutverwaltung seit zwei Jahren einen Strich durch die Rechnung.
Um Abhilfe zu schaffen bis wir auch die präsente Schulungsarbeit hoffentlich sehr bald wieder aufnehmen können, sind wir dabei, ein Online-Lernangebot zu erstellen. Das kann natürlich auch danach noch jederzeit zum Einstieg ins Thema genutzt werden. Den Auftakt macht unser erstes Video mit Informationen zur neuen Schriftgutverordnung, die am 19.1.2022 in Kraft getreten ist. Weitere sollen bald folgen. Schauen Sie doch mal rein!
Am 17. Januar 1902 versandte der damalige Generalsuperintendent Valentin Umbeck seinen „Plan zur Einrichtung von Pfarrarchiven“ an alle rheinischen Kirchengemeinden. Den in sieben Titel gegliederten Plan hatte man bewusst im Folio-Format gedruckt, um als Übersichtshilfe an den Innenseiten der hölzernen Archivschränke angebracht zu werden. Bei meinen ersten Archivpflegeterminen Mitte der 1990er Jahre habe ich in einigen Landgemeinden noch genau diesen Zustand vorgefunden.
Auch und gerade im Zeitalter von DMS-gestützten Registraturen und der Einführung von E-Akten hat der strukturierte Aktenplan seinen Wert behalten oder vielleicht sogar gesteigert. Dies ist interessanterweise Konsens nicht nur im archivwissenschaftlichen Fachdiskurs, sondern auch zwischen Beratungsstellen für die Verwaltung und den Anbietern von DMS-Software. Freilich bedurfte der 2004 eingeführte Einheitsaktenplan der EKiR einer gründlichen Aufarbeitung. Zufällig auf den Tag genau 120 Jahre nach Umbeck wurde jetzt in der Ausgabe des Kirchlichen Amtsblattes der Evangelischen Kirche im Rheinland vom 17.1.2022 die neue Schriftgutordnung der EKiR publiziert. Als Anlage enthält sie den novellierten Einheitsaktenplan mit Stichwortverzeichnis; alle Texte findet man am übersichtlichsten hier.
WeiterlesenSeit 2018 steht der E-Learning-Kurs „Bestandserhaltung“ online zur Verfügung. Er vermittelt die Grundlagen der Bestandserhaltung als elektronisch gestütztes Selbstlernprogramm. Über Videos und Multiple-Choice-Aufgaben werden u. a. die sachgerechte Lagerung von Archivgut, die Schadenserkennung und der Umgang mit schimmelbefallenem Schriftgut trainiert. Beteiligt an der Konzeption war auch das rheinische Archivamt in Brauweiler, das ergänzend ein entsprechendes LVR-Conservation-Kit entwickelt hat
In der Archivberatung bei Kirchengemeinden der EKiR haben wir seither bei Ortsterminen unsere ehrenamtlichen Archivbetreuer auf diese Fortbildungsmöglichkeit hingewiesen. Das erhaltene Feedback war immer positiv. In den weiteren Themenfeldern „Ablage nach dem Einheitsaktenplan der EKiR“ oder auch der Kassationsberatung („Wie werfe ich richtig weg?“) wären solche E-Learning-Angebote sicherlich eine sinnvolle Ergänzung etwa zu den klassischen Schriftgutlehrgängen für das Personal in den kirchlichen Verwaltungsämtern. Im Sinne des Konzepts eines Blended Learning stehen sie auf der To-Do-Liste.
Seit 2004 genießen wir in der Ev. Kirche im Rheinland den erfreulichen Zustand, dass der IT-kompatible Einheitsaktenplan für alle Ebenen der Verwaltung (Kirchengemeinden, Kirchenkreise und Landeskirche) Anwendung findet. Freilich bedarf er steten Trainings, wozu das Archiv der EKiR regelmäßig Schriftgutlehrgänge anbietet. Dort wird die korrekte Ablage nach Aktenzeichen eingeübt, die durch die Einführung von DMS-Systemen fast noch wichtiger als im herkömmlichen Papierzeitalter geworden ist.
Taschenbuch: Scribemecum pastorale, von Karlheinrich Dumrath, 1963
Der Bedarf an praktischen Beratungshilfen für die Kirchengemeinden war ein Thema für alle Landeskirchen. Ein früher Vertreter dieses Genres bildete das Büchlein „Scribemecum Pastorale“, das Karlheinrich Dumrath 1961 beim Evangelischen Presseverband in München publizierte. Die launig formulierten Texte und zahlreichen Zeichnungen nahmen die Missstände in der kirchlichen Schriftgutverwaltung nicht nur ins Visier, sondern boten auch konkrete Tipps zur Abhilfe. Weiterlesen
Am 20. März 2019 fand in Wahlscheid der zweite Teil des Schriftgutverwaltungslehrgangs für Gemeindesekretärinnen des Kirchenkreises An Sieg und Rhein statt. Neun Damen und ein Herr waren im Gemeindehaus zusammengekommen, um sich über den Umgang mit dem Einheitsaktenplan, die Behandlung von Kassationsfällen und Fragen der elektronischen Kirchenbuchführung zu informieren. Die logistischen Rahmenbedingungen – ein angenehmer, heller Tagungsraum sowie ausreichend Tee, Kaffee und sonstige Verpflegung – waren von Frau Petra Jacob von der Kirchengemeinde Wahlscheid perfekt organisiert worden.
Das Thema Kassation – hier eine der Folien aus der Präsentation in dem Lehrgang – stieß bei den Teilnehmerinnen auf besonders großes Interesse. Schriftgutlehrgang an Sieg und Rhein in Wahlscheid