Die Archivpflege, also die archivfachliche Beratung der Kirchengemeinden und Kirchenkreise vor Ort, nimmt in der Evangelischen Kirche im Rheinland traditionell einen zentralen Stellenwert ein. Der Sprengel der EKiR, der immer noch exakt der preußischen Rheinprovinz entspricht und sich damit über vier Bundesländer erstreckt, wird von den beiden Archivstandorten Düsseldorf (für den NRW-Teil) und Boppard aus betreut.

In den allermeisten Fällen kommt es dabei zu erfolgreichen Absprachen, die entweder zu einer professionellen Archivordnung oder aber zu räumlich-technischen Sicherungsmaßnahmen führen. Ausnahmen bestätigen jede Regel. Auf der empirischen Grundlage von 28 Berufsjahren und vielen hundert Ortsterminen von Saarbrücken bis Emmerich sei hier eine zugegeben höchst subjektive Auswahl gemeindlicher Reaktionen präsentiert:

Nr. 5: „Wir haben alles an Düsseldorf abgegeben.“

Diese beliebte Reflexantwort auf alle externen Anfragen zu einer Einsicht in die örtlichen Archivbestände ist quantitativ der Klassiker. Es lässt sich aber fast immer befriedigend aufklären, dass die fraglichen Unterlagen doch in der Gemeinde liegen.

Nr. 4: „Wir müssen erst den regionalen Datenschutzbeauftragten konsultieren.“

Ein wissenschaftlicher Benutzer erhielt auf seine Anfrage bei einer Kirchengemeinde erst einmal gar keine Antwort und nach mehrfacher Nachfrage dann diese Auskunft. Ohne jetzt über das grundsätzliche Verhältnis von Archivrecht und Datenschutz zu sinnieren, ist dieser Satz besonders originell, da es im fraglichen Fall um Schriftgut aus dem 18. Jahrhundert ging.