Am 20. März 2019 fand in Wahlscheid der zweite Teil des Schriftgutverwaltungslehrgangs für Gemeindesekretärinnen des Kirchenkreises An Sieg und Rhein statt. Neun Damen und ein Herr waren im Gemeindehaus zusammengekommen, um sich über den Umgang mit dem Einheitsaktenplan, die Behandlung von Kassationsfällen und Fragen der elektronischen Kirchenbuchführung zu informieren. Die logistischen Rahmenbedingungen – ein angenehmer, heller Tagungsraum sowie ausreichend Tee, Kaffee und sonstige Verpflegung – waren von Frau Petra Jacob von der Kirchengemeinde Wahlscheid perfekt organisiert worden.
Das Thema Kassation – hier eine der Folien aus der Präsentation in dem Lehrgang – stieß bei den Teilnehmerinnen auf besonders großes Interesse. Schriftgutlehrgang an Sieg und Rhein in Wahlscheid
Unter der Leitung von Dr. Andreas Metzing von der Evangelischen Archivstelle Boppard stand nach einer allgemeinen Einführung in Aufbau und Struktur des Aktenplans zunächst der Bereich der Kassation im Mittelpunkt. Für diesen Themenkreis liegt mit der vom Archiv der EKiR erstellten Empfehlung „Wie werfe ich richtig weg“ eine praxisorientierte Handreichung vor, die allen Teilnehmerinnen zur Verfügung gestellt wurde. Die anschließende Diskussion machte allerdings deutlich, dass insbesondere bei Personalakten, aber gelegentlich auch bei Unterlagen zum Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen, manchmal gewisse Unsicherheiten darüber herrschen, ob die jeweiligen Hauptakten auf der Ebene der Gemeinden oder der des Kirchenkreises geführt werden – was natürlich Auswirkungen auf die Handhabung der Kassation hat. Hier wurden klare Absprachen zwischen den verschiedenen Ebenen angemahnt.
Im Zusammenhang mit der elektronischen Kirchenbuchführung standen die Diskussionen über die parallele Führung handschriftlicher Kirchenbücher, die Häufigkeit der Ausdrucke der elektronischen Einträge und das Problem der Schaffung einer von der Kirchenbuchordnung vorgesehenen Zweitüberlieferung im Mittelpunkt.
Im dritten Block des Seminars behandelten die Teilnehmerinnen ganz praktische Fragen der Zuordnung einzelner Registraturschriftstücke zur passenden Aktenplangruppe. Das Ziel, einen sichereren Umgang mit dem Einheitsaktenplan zu gewinnen und ihn als ein sachsystematisches, aber zugleich flexibles Hilfsmittel bei der strukturierten Bewältigung der Papierflut im Büro anzuwenden, wurde in der Abschlussdiskussion als erreicht angesehen. Alle Beteiligten zogen ein positives Fazit der Veranstaltung und äußerten den Wunsch, derartige Seminare in regelmäßigen Abständen zu wiederholen.