Der Bestand der Ortsakten 1OB 008 liegt im Archiv der EKiR in drei chronologischen Serien vor. Hintergrund der Anlage der Akten ist die Aufsichtsfunktion des Konsistoriums über die Gemeinden. Die Akten nehmen dabei Bezug auf die verschiedensten Aspekte der Organisation und Verwaltung der einzelnen Gemeinden der Rheinischen Kirche und dokumentieren damit evangelisches Leben auf lokaler Ebene. Für die Kirchengemeinden der EKiR stellen sie somit einen wichtigen Quellenfundus dar und können von komplementärer Natur zu den übrigen Akten des Konsistoriums resp. des Landeskirchenamtes, der Kirchenkreise oder sogar von Nachlässen sein.
Die erste Serie beginnt ca. 1850 und endet mit dem für alle Gemeinden vollzogenen Registraturschnitt von 1971, ausgelöst durch die Änderung der Art der Lagerung von der Liegeakte zur Hängeakte im Neubau des Landeskirchenamtes. Der Bestand wurde vor diesem Hintergrund ca. 1980 erstmals verzeichnet. Das Findbuch selber war zwar als PDF auf unserer Website online abrufbar, jedoch keineswegs datenbankfähig, sodass es ab 2022 in unsere Archivsoftware retrokonvertiert wurde und die einzelnen Akten mit der jeweiligen Bestandsignatur und -nummer ausgewiesen wurden. Nach nunmehr fast zweijähriger Arbeit an 15157 laufenden Nummern, verteilt auf 3520 Archivkartons, kann jetzt das fertige Findbuch online auf der Homepage eingesehen werden.
Die Ortsakten zu den einzelnen Kirchengemeinden waren ursprünglich Bestandteil der verschiedenen Spezialia-Akten des Konsistoriumsbestandes, nach 1948 jedoch entnommen und zu einer Hauptgruppe im Registraturplan zusammengefügt. Das Gliederungsschema und die Vergabe der Aktenzeichen leitete man von den einst vergebenen römischen Signaturziffern ab. Die Akten gliederten sich somit wie folgt:
1 Gemeindekörperschaften
2 Einrichtungen
5 Pfarrstelle
5/1 Pastorin-Vikarin
6 Visitationen
7/1 Pfarramtliche Hilfskräfte
7/2 Gemeindemissionare)
8 Beamte und Angestellte
9 Friedhof
13 a) Vermögen
13 b) Haushaltspläne
13 c) Kassenprüfungen
13 d) Pfarrwitwenkassen
14 Bauten
15 Orgeln und Glocken
Die erste Serie der Ortsakten hat zudem noch eine weitere Veränderung erfahren. Unterlagen der Kirchengemeinden des Kirchenbezirks Hohenzollern wurden 1950 herausgenommen und an das Landeskirchliche Archiv in Stuttgart abgegeben. Unterlagen der Gemeinden der ehemaligen birkenfeldischen Landeskirche sind erst ab dem Beitritt in die rheinische Landeskirche 1934 enthalten. Vorakten der Jahre 1816-1933/1934 befinden sich teilweise im Bestand Konsistorium Birkenfeld in Boppard.
Zuletzt sei ganz besonders auf die zwei Gruppen der Beiakten in dieser Serie des Bestandes hingewiesen. Zum einen handelt es sich um Beiakten zu den „Kirchlichen Verhältnissen“ (KV). Damit sind Beiakten zu den Pfarrstellenakten gemeint. Sie wurden zur Zeit des Nationalsozialismus angelegt und werfen ein Schlaglicht auf die innerkirchlichen Auseinandersetzungen. Zum anderen seien auch die Beiakten zu den Bauten nicht unerwähnt. Dahinter finden sich die Bauakten des Provinzialkirchlichen Bauamtes (PKB), welches 1904 gegründet wurde. Gerade für die Baugeschichte vieler Kirchengebäude sind sie eine besonders wichtige Quelle, da sie Bau- oder Revisionsberichte und in manchen Fällen Baupläne enthalten. Die Beiakten sowie weitere Informationen sind im Vorwort in der alphabetischen Auflistung der Gemeinden mit Kürzel und Laufzeit aufgeführt.