Schriftgutlehrgang im Kirchenkreis Bad Godesberg-Voreifel

Teilnehmer des Schriftgutlehrgangs im Kirchenkreis Bad Godesberg-Voreifel bei der Arbeit am Aktenplan

Gestern fand im Kirchenkreis Bad Godesberg-Voreifel ein Fortbildungstag zum Thema „Schriftgutverwaltung und Aktenführung“ statt.

Der Kirchenkreis hatte die Initiative ergriffen und die Referentin des Landeskirchlichen Archivs sowie die Mitarbeitenden der Gemeindeverwaltungen in die Jugendbildungsstätte Merzbach eingeladen. Das Angebot stieß auf erfreulich großes Interesse: 19 Teilnehmerinnen und Teilnehmer fanden sich im voll besetzen Sitzungsraum zusammen. Dabei waren sowohl Mitarbeitende mit jahrelanger Erfahrung als auch Neu- und Seiteneinsteiger und Vertretungskräfte. Vielerorts wurde und wird bereits mehr oder weniger konsequent mit dem Einheitsaktenplan der EKiR gearbeitet, teilweise haben sich aber auch alternative Ablagesysteme etabliert. Trotz dieser unterschiedlichen  Voraussetzungen zeigten sich alle offen und interessiert für Tipps zur Optimierung der Organisation der Schriftgutverwaltung. Konzentriert arbeiteten sie sich durch die – zum Teil durchaus kniffeligen – Übungsbeispiele und diskutierten die ausgewählten Aktenzeichen lebhaft. Dadurch vertiefte sich das Verständnis für Aufbau und Anwendung des Einheitsaktenplans schon während des Lehrgangs spürbar.
Ein besonderes Anliegen fast aller Teilnehmenden war die Entwicklung von Strategien für die systematische und regelmäßige Aussonderung (Kassation) von nicht mehr benötigtem Schriftgut – Voraussetzung für übersichtliche und nutzbare Altregistraturen.

Die Schriftgutlehrgänge bieten kein Patentrezept für die Organisation der Schriftgutverwaltung, dafür sind die Gemeinden mit ihren unterschiedlichen Vorraussetzungen, Strukturen, Bedürfnissen und Vorstellungen einfach zu unterschiedlich. Welche Strategien die Teilnehmerinnen und Teilnehmer des Kurses als „Experten“ für diese Vorort-Strukturen in Zukunft in ihren Arbeitsalltag integrieren, bleibt ihnen überlassen. Das Rüstzeug dafür haben sie gestern erhalten.

 

 

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