120 Jahre Aktenplanarbeit in der Rheinischen Kirche

Am 17. Januar 1902 versandte der damalige Generalsuperintendent Valentin Umbeck seinen „Plan zur Einrichtung von Pfarrarchiven“ an alle rheinischen Kirchengemeinden. Den in sieben Titel gegliederten Plan hatte man bewusst im Folio-Format gedruckt, um als Übersichtshilfe an den Innenseiten der hölzernen Archivschränke angebracht zu werden. Bei meinen ersten Archivpflegeterminen Mitte der 1990er Jahre habe ich in einigen Landgemeinden noch genau diesen Zustand vorgefunden.

Plan zur Einrichtung von Pfarrarchiven des Generalsuperintendenen Valentin Umbeck vom 17.01.1902.

Auch und gerade im Zeitalter von DMS-gestützten Registraturen und der Einführung von E-Akten hat der strukturierte Aktenplan seinen Wert behalten oder vielleicht sogar gesteigert. Dies ist interessanterweise Konsens nicht nur im archivwissenschaftlichen Fachdiskurs, sondern auch zwischen Beratungsstellen für die Verwaltung und den Anbietern von DMS-Software. Freilich bedurfte der 2004 eingeführte Einheitsaktenplan der EKiR einer gründlichen Aufarbeitung. Zufällig auf den Tag genau 120 Jahre nach Umbeck wurde jetzt in der Ausgabe des Kirchlichen Amtsblattes der Evangelischen Kirche im Rheinland vom 17.1.2022 die neue Schriftgutordnung der EKiR publiziert. Als Anlage enthält sie den novellierten Einheitsaktenplan mit Stichwortverzeichnis; alle Texte findet man am übersichtlichsten hier.

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Auch für Archive zunehmend wichtig: Normdaten und die GND

https://de.wikipedia.org/wiki/Gemeinsame_Normdatei (13.06.2021)

Normdaten kennt man bereits als wichtige Bestandteile in der bibliothekarischen Arbeit. Aber auch in Archiven werden diese zunehmend wichtiger. Die Normierung von Personennamen, Ortsnamen oder aber auch Sachbegriffen vereinfacht eine eindeutige Identifikation dieser und erleichtert zudem auch die Recherche.

Aber was genau sind eigentlich Normdaten und was ist die GND?

Eine Normdatei ist im Grunde ein festgelegtes Schlagwort, dass dazu dient, eine Person, ein Ort oder einen Sachbegriff genauer zu beschreiben. Es stammt aus dem Bereich der Dokumentation und wird nach bestimmten Regeln festgelegt. Es dient dazu eine Eindeutigkeit festzulegen. Im Zusammenhang damit ist die GND (die Gemeinsame Normdatei, die von der Deutschen Nationalbibliothek gepflegt wird) von großer Bedeutung. Sie dient als eine Sammlung von einzelnen Normdaten.

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Neuer Service des Archivs der Ev. Kirche im Rheinland!

AEKR – 1OB 020 Privinzialkirchenarchiv – Nr. 152

Das Archiv der Evangelischen Kirche im Rheinland bietet auf ihrer Website einen neuen Service an, mit dem es einen Beitrag zur Forschung leisten will. Fortan werden in loser Folge Quellentexte zur Rheinischen Kirchengeschichte online gestellt, die als PDF kostenfrei heruntergeladen werden können. Bei diesen Texten handelt es sich um transkribierte Versionen bisher unedierter Quellen aus dem Archiv. Die Quellen selber weisen thematisch eine weite Bandbreite auf. So ist von den Protokollen reformierter Konvente des 17. Jahrhunderts hin zu Reisetagebüchern oder autobiografischen Zeugnissen alles vertreten.

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Rückblick: Tag der Archive 2020 in Düsseldorf

Tag der Archive in Düsseldorf 2020

Nachdem den Besuchern des Tages der Archive in Düsseldorf in der vergangenen Woche ein umfangreiches Programm zum Thema Archivwesen, Kultur, Sport- und Lokalgeschichte geboten wurde, möchten wir hier auf unserem Blog einmal resümieren.

Für uns im Archiv der Evangelischen Kirche im Rheinland startete die Woche am Montag mit einer Führung durch unsere „Katakomben“. Anhand von Quellen des Mittelalters bis hin zum 20. Jahrhundert (z.B. Mittelalterliche Urkunden; Protokollbücher, Kirchenbücher, Plakate und Tagebücher), wurde den Teilnehmern ein kleiner Eindruck über unsere Archivbestände gegeben. Im Anschluss war noch genügend Zeit für Fragen und gegenseiten Austausch.

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„Bist du schon eingestaubt?“

Die Materialsichtung erfordert einen klaren Blick

Wer kennt sie nicht, diese sogenannten „Stereotype“? Sie begegnen uns überall im Alltag – so also auch, als ich erzählte, dass ich ein Praktikum im Archiv der Evangelischen Kirche im Rheinland machen würde. Für manche hieß das, den ganzen Tag verstaubte Akten im Keller zu wälzen, etwa so, wie es manchmal im Fernsehen dargestellt wird.
Ich persönlich hatte selbst noch keine konkrete Vorstellung dessen, was mich im Praktikum erwarten würde. Immerhin konnte ich nach meinem ersten Tag mit einem Schmunzeln berichten, dass sich die Magazine, in denen die Archivalien aufbewahrt werden, im Untergeschoss befinden, entgegengesetzt einiger Annahmen, waren diese jedoch nicht verstaubt.

Aus einem der Magazine holte ich den Bestand herauf, den es von mir zu erschließen galt. Es handelte sich um einen Teilnachlass eines ehemaligen Pfarrers aus Bonn. In den kommenden Tagen machte ich mich daran, das Material zu sichten. Schnell hatte ich die ersten spannenden Entdeckungen gemacht: „Mein“ Nachlasser äußerte sich zum „Kirchenkampf“ hielt nach Ende des zweiten Weltkrieges Predigten in Schweriner Flüchtlingslagern und positionierte sich zu politischen Themen (so beispielsweise zur Oder-Neiße-Grenze oder zum politischen Nachtgebet).

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Kirchliche Registraturberatung im Wandel der Zeiten

Seit 2004 genießen wir in der Ev. Kirche im Rheinland den erfreulichen Zustand, dass der IT-kompatible Einheitsaktenplan für alle Ebenen der Verwaltung (Kirchengemeinden, Kirchenkreise und Landeskirche) Anwendung findet. Freilich bedarf er steten Trainings, wozu das Archiv der EKiR regelmäßig Schriftgutlehrgänge anbietet. Dort wird die korrekte Ablage nach Aktenzeichen eingeübt, die durch die Einführung von DMS-Systemen fast noch wichtiger als im herkömmlichen Papierzeitalter geworden ist.

Taschenbuch: Scribemecum pastorale, von Karlheinrich Dumrath, 1963

Der Bedarf an praktischen Beratungshilfen für die Kirchengemeinden war ein Thema für alle Landeskirchen. Ein früher Vertreter dieses Genres bildete das Büchlein „Scribemecum Pastorale“, das Karlheinrich Dumrath 1961 beim Evangelischen Presseverband in München publizierte. Die launig formulierten Texte und zahlreichen Zeichnungen nahmen die Missstände in der kirchlichen Schriftgutverwaltung nicht nur ins Visier, sondern boten auch konkrete Tipps zur Abhilfe. Weiterlesen

Süddeutscher Kirchenarchivtag in Boppard 2019

28. Tagung der süddeutschen Kirchenarchive in Boppard

Zur alljährlichen Fachtagung der süddeutschen Kirchenarchive hatte am 3. und 4. Juni 2019 die Evangelische Archivstelle Boppard eingeladen. Bei strahlendem Sommerwetter waren 35 Kolleginnen und Kollegen an den Mittelrhein gereist, um sich über das Thema „Archive im Zeitalter von Web 2.0 – Neue Wege durch Kooperation“ auszutauschen. Gerade angesichts der fachlichen Herausforderungen des digitalen Zeitalters, so betonte der Bopparder Archivleiter Andreas Metzing in seinen Begrüßungsworten, sei eine archivspartenübergreifende Zusammenarbeit das Gebot der Stunde. Bewusst waren deshalb für die Fachvorträge nicht nur Referentinnen und Referenten aus kirchlichen Archiven, sondern auch aus anderen Archivsparten eingeladen worden, insbesondere aus dem kommunalen Bereich.

In der ersten Tagungssektion standen die verschiedenen Kooperationsmodelle digitaler Langzeitarchivierung im Mittelpunkt. Zunächst gab Ulrich Fischer vom Historischen Archiv der Stadt Köln eine Einführung in die Thematik, verbunden mit einem Überblick über die derzeit in Deutschland bestehenden Langzeitarchivierungsverbünde. Er betonte, dass sich die digitale Archivierung inzwischen zur Kernaufgabe archivarischen Handelns entwickelt habe. Gerade für kleinere Archive, die bei der Bewältigung dieser fachlichen, organisatorischen und juristischen Herausforderung manchmal noch ganz am Anfang stünden, sei es deshalb umso wichtiger, durch geeignete Kooperationsmodelle von der Erfahrung anderer, die auf diesem Weg schon weiter seien, zu profitieren.

Im Anschluss an den Einführungsvortrag wurden die beiden derzeit in Deutschland existierenden Langzeitarchivierungsverbünde detailliert vorgestellt. Johanna Schauer-Henrich erläuterte den Tagungsteilnehmern die Kooperationsmöglichkeiten kleinerer Archive mit dem Digitalen Magazin des Landesarchivs Baden-Württemberg (DIMAG). Als frühere Mitarbeiterin des Landeskirchlichen Archivs Karlsruhe und derzeitige Kreisarchivarin von Biberach an der Riß erklärte sie anschaulich und praxisbezogen die Vorteile, die der Verbund DIMAG sowohl für kirchliche als auch für kommunale Archive bietet. Auch Hannah Ruff vom Archivamt für Westfalen in Münster betonte in ihrer Präsentation der Langzeitarchivlösung DiPS.kommunal die archivspartenübergreifende Dimension. Primäre Zielgruppe des Verbundes sind zwar zunächst die nordrhein-westfälischen Kommunalarchive, doch ist er prinzipiell offen für die Beteiligung auch anderer Archivtypen. Beide Referentinnen unterstrichen die Notwendigkeit, von archivischer Seite bereits bei der Entwicklung der in den Verwaltungen eingesetzten digitalen Fachverfahren Einfluss darauf zu nehmen, dass eine Schnittstelle zu einem Langzeitarchivierungsverbund eingeplant wird. Von ebenfalls grundlegender Wichtigkeit ist die Kooperation mit einem leistungsstarken Rechenzentrum.

Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der 28. Tagung der süddeutschen Kirchenarchive am 3. und 4. Juni 2019 in Boppard. (Foto: André Mageney)

Nach einer Führung durch zwei der schönsten Bopparden Kirchen klang der Tag mit einem gemeinsamen Abendessen unter freiem Himmel an den Bopparder Rheinanlagen gemütlich aus. Am folgenden Vormittag, der mit einer Andacht in der evangelischen Christuskirche begann, stand in der zweiten Tagungssektion das Thema „Neue Präsentationsformen für Archive im Web 2.0“ im Mittelpunkt. Joachim Kemper vom Stadtarchiv Aschaffenburg sprach über Social-Media-Strategien für kleinere Archive und führte an ausgewählten Besipielen vor, wie die ganze Bandbreite der heutigen  sozialen Medien für die archivische Öffentlichkeitsarbeit sinnvoll nutzbar gemacht werden kann. Aktivitäten wie etwa eine eigene Facebookseite oder ein Blog, aber auch Präsenz  auf Twitter oder in einem eigenen Youtube-Kanal böten auch für kleinere Archive Möglichkeiten, ihr traditionelles Image zu überwinden und sich neue und jüngere Interessenten- und Nutzerkreise zu erschließen. Selbst WhatsApp-Gruppen können heutzutage für die archivische Öffentlichkeitsarbeit eingesetzt werden.

Als Beispiel einer für Archive besonders geigneten Form der interaktiven Öffentlichkeit im Web 2.0 stellte Tatjana Klein das Blog des Archivs der Evangelischen Kirche im Rheinland vor. Neben einer Einführung  in den Aufbau und die Funktionsweise dieses Blogs legte sie einen besonderen Focus auf die mannigfachen Vernetzungsmöglichkeiten. Durch Verlinkungen mit anderen Blogs werden die geposteten Inhalte Teil einer komplexen Blogosphäre. Den Usern wird dadurch ein unkomplizierter Zugriff auf inhaltlich ähnlich gelagerte Beiträge anderer Blogs ermöglicht, während den Archiven ein niederschwelliges Angebot zur digitalen Kommunikation mit ihren Nutzern zur Verfügung steht. In der anschließenden, äußerst lebhaften Diskussion wurde neben großer Zustimmung auch die Sorge geäußert, dass die eher flüchtigen Kommunikationsformen via Blog, Facebook oder Twitter zu einem Absinken des Niveaus der inhaltlichen Anfragen an die Archive führen könnten. Dem hielten beide Referenten übereinstimmend entgegen, dass bei der Heranführung neuer Interessenten an die spezifisch archivischen Arbeitsbedingungen zwar durchaus ein gewisser Mehraufwand erforderlich sei, der aber durch die Chancen, die in der Kontaktaufnahme zu einem medienaffinen, jungen Publikum liegen, bei weitem überwogen würde.

In der dritten Sektion der Tagung, die unter dem Titel „Web 2.0 als neuer Weg der Erschließung?“ stand, stellte Andreas Metzing den aktuellen Sachstand des Crowdsourcing-Projekts „Erschließung der Kölner Miltärkirchenbücher“ vor, das seit einem Jahr von der Evangelischen Archivstelle Boppard gemeinsam mit dem Verein für Computergenealogie betrieben wird. Durch die Netzcommunity werden genealogisch relevante Daten aus den im Internet frei einsehbaren Kirchenbüchern mithilfe der Software DES erfasst und in eine Datenbank eingespeist, die in Echtzeit online abrufbar ist und eine digitale Alternative zu den klassichen Familienbücher darstellt. Nach einem Jahr lässt sich sagen, dass das Projekt zwar bisher nicht alle anfänglichen Erwartungen erfüllt hat und insbesondere die erhoffte größere Wahrnehmbarkeit des Archivs aufgrund des langesamen Fortgangs des Projekts bislang noch nicht eingetreten ist. Dennoch zog Metzing eine insgesamt positive Zwischenbilanz, da das Projekt praktisch keine Sach- oder Personalressourcen bindet, aber trotzdem qualitativ sehr zufriedenstellende Ergebnisse liefert. Ein Anschlussprojekt in Kooperation mit dem Kirchenbuchportal Archion ist grundsätzlich möglich.

In der Abschlussbesprechung äußerten sich alle Beteiligten hochzufrieden mit dem inhaltlichen Ertrag der diesjährigen Südschienentagung. Die Vorträge beleuchteten die unterschiedlichsten Aspekte der Herausforderungen, aber auch der Chancen des Web 2.0 für die Archive, während das Thema Kooperation, das sich wie eine roter Faden durch alle Beiträge zog, eine Perspektive aufwies, die in Zukunft immer größere Bedeutung haben wird.