Die Erschließung von Archivbeständen ist eine der zentralen Aufgaben archivarischer Tätigkeit. Denn nur eine systematische Erschließung ermöglicht die Bereitstellung von Archivalien für Öffentlichkeit und Forschung. Vor diesem Hintergrund gehört sie daher gewissermaßen zum „daily business“ des Archivalltags.
Es ist somit nur folgerichtig, regelmäßig den Blick auf die eigene Erschließungspraxis zu richten, diese näher unter die Lupe zu nehmen und zu hinterfragen, für wen genau wie erschlossen wird? Ähnlich hat das LVR-AFZ gedacht und den Workshop „Moderne Erschließung“ angeboten. Hierfür durften wir das AFZ Ende April im Landeskirchenamt begrüßen und die Veranstaltung gemeinsam ausrichten.
Nach Anmeldung, Begrüßungskaffe und einer Vorstellungsrunde startete der Workshop direkt mit fünf Thesen zu Erwartungen Archivnutzender und ihrer Implikationen. Diskutiert wurde unter anderem inwiefern sich Vorgehensweisen bei Erschließungsarbeiten ändern, wenn Nutzende darauf bauen, auf Bestandsinformationen und Daten jederzeit, von überhall aus und voraussetzungsfrei zugreifen zu können? Wie verfährt man, wenn bei Nutzenden davon auszugehen ist, dass sie bei ihren Recherchern nicht in behördlichen Strukturen denken oder kein bzw. wenig Vorwissen zu Sperrfristen mitbringen? Welchen Einfluss üben Informationsportale wie Wikipedia oder KI-Tools aus und welche Schritte müssten Archive einleiten, um ihr „Bestandsangebot“ stärker in den Fokus potentieller Archivnutzender zu rücken?
Dem „Status Quo“ der Erschließung in rheinischen Archiven wurde dann konkret in einer Gruppenarbeit nachgespürt. Dafür stellte das landeskirchliche Archiv Akten der Bestände 1OB 005 – Spruchkammerverfharen und Entnazifizierung und 2LR 024 – Schulen in kirchlicher Trägerschaft zur Verfügung, die die Teilnehmenden beispielhaft erschlossen haben. Vorgehensweisen, Schwerpunktsetzung sowie die Arbeitsweise im eigenen Haus wurden dann anschließend lebhaft im Plenum diskutiert.
Daran anschließend gewährte auch das Archiv der EKiR Einblick in seine Erschließungsarbeiten. Nachgezeichnet wurde die Genese der Erschließungspraxis. Erläutert wurden zudem Vorgehen, Überlegungen zur Erschließungstiefe, Verwendung von Fachverfahren sowie die Bereitstellung der Ergebnisse auf verschiedenen Plattformen, namentlich der eigenen Homepage und dem Archivportal NRW. Gegenwärtig verwahrt das Archiv an seinen drei Standorten 887 Bestände im Umfang von ca. 12.000 lfd. Metern, wovon etwas weniger als zwei Drittel verzeichnet und für die Recherche zugänglich sind.
Nach einer stärkenden Mittagspause führte Florian Suss, Stadtarchivar in Goch, in das Thema der Normdaten ein. Gehört die Erfassung von Normdaten im Bibliothekswesen mittlerweile zum festen Standard, herrscht in der deutschen Archivlandschaft hingegen deutlicher Nachholbedarf. Herr Suss referierte über Ursprung, Definition und Einbindung von Normdaten bei der Verzeichnung und verwies auch auf die Vorteile, die sich für Nutzende wie Archive bieten. Diese lägen etwa in einer stärkeren Vernetzung datenbereitstellender Institutionen oder in der Erhöhung der Sichtbarkeit des eigenen Archivs und seiner Bestände. Gemeinsam wurde dann in der Gruppe der mögliche Einsatz von Normdaten im eigenen Haus diskutiert sowie Einstellungen und Erwartungshaltungen ausgelotet. Herr Suss betonte, dass die Erfassung von Normdaten komplexer klinge, als es in der Realität tatsächlich sei. Er appellierte daran, die vermeintliche Scheu vor Normdaten abzulegen und regte an, sich diesem Thema verstärkt zu widmen.
Den Blick in die (mögliche) Zukunft der Erschließung warf Matthias Senk. Er stellte den neuen Verzeichnungsstandard Records in Context (RIC) vor, an welchem seit 2013 ein internationales Team arbeitet. Rückten bisherige Standards wie ISAD(G) vor allem die hierarchische Struktur von Beständen in den Fokus, zielt RiC auf eine multidimensionale Erschließung des Archivgutes ab. Daten sollen über den einzelnen Bestand und sogar das eigene Archiv hinaus verknüpft werden. In den Vordergrund treten Akteure, Geografika und Ereignisse, was Nutzenden eine ergebnisreichere und schneller Recherche ermöglichen soll. Langfristig würde dies die „klassische“ Findbuchrecherche ablösen. Am Beispiel der Verzeichnung einer Personalakte verdeutliche Herr Senk schließlich, wie Erschließung sich unter RiC konkret gestalten könnte.
Mit diesem Imput ging es erneut an die Archivalien. Die Teilnehmenden sollten wiederum in Gruppen, die Akten nun unter Anwendung von Normdaten und dem Konzept RiC erschließen. Die Ergebnisse wurden im Anschluss diskutiert. Grundsätzlich kann festgehalten werden, dass viel Verständnis, Offenheit und Neugier sowohl für die Verwendung von Normdaten als auch eines potentiell neuen Erschließungsstandards dargebracht wurden. Auch überzeugten Vorteile, wie eine stärkere Sichtbarkeit der Archive, eine erleichterte Recherche und mehr Vernetzung. Andererseits befindet sich RiC nach wie vor in der Entwicklung und ist in der Praxis noch nicht erprobt worden. Dies erschwert die Vorstellung eines realisitischen Einsatzes. Hier werden definitiv noch zukünftige Entwicklung abzuwarten sein.