Regelmäßig bietet das Archiv der Evangelischen Kirche im Rheinland Schriftgutverwaltungslehrgänge für Bürokräfte von Kirchengemeinden und Superintendenturen an. Ziel dieser Veranstaltungen ist es, den Verwaltungsmitarbeiterinnen und -mitarbeitern die Grundprinzipien des Einheitsaktenplans der Evangelischen Kirche im Rheinland zu vermitteln, ihnen Leitlinien zu den wichtigsten Fragen von Aufbewahrung und Kassation an die Hand zu geben sowie ein Forum zu bieten, auf dem sie sich mit dem Landeskirchlichen Archiv über alle Fragen aus der Praxis der Schriftgutverwaltung in Gemeinde- und Superintendenturbüros austauschen können.
Ein solcher Lehrgang fand am 25. September 2024 in der Superintendentur des Kirchenkreises Koblenz statt. 18 Damen und zwei Herren – darunter der Verwaltungsleiter des Superintendenturbüros, Herr Jörg Wiederhold – waren zusammengekommen, um sich unter Leitung von Dr. Andreas Metzing (Evangelische Archivstelle Boppard) über Aktenzeichen, Kassationsfristen und Aussonderungskriterien kundig zu machen. Die logistischen Rahmenbedingungen – ein angenehmer, heller Tagungsraum sowie ausreichend Tee, Kaffee und sonstige Verpflegung – waren von Frau Elke Niebauer vom Koblenzer Superintendenturbüro perfekt organisiert worden. Insbesondere bei denjenigen Kolleginnen, die erst seit kurzer Zeit in der kirchlichen Verwaltung arbeiten, stieß der Lehrgang auf großes Interesse, aber auch die erfahreneren Sekretärinnen profitierten von den vermittelten Inhalten.
In der Diskussion stellte sich heraus, dass in vielen Gemeinden die aktuell geführten laufenden Registraturen teilweise zwei Jahrzehnte oder mehr zurückreichen und zudem Schriftgut enthalten, das nicht immer konsequent nach dem Einheitsaktenplan abgelegt wurde. In solchen Fällen bietet es sich an, einen Registraturschnitt zu machen, die bisherige Registratur zur Altregistratur zu erklären und zu einem bestimmten Stichtag eine neue Registraturschicht anzulegen. Da einige der auf dem Koblenzer Lehrgang vertretenen Gemeinden diesen Schritt zum 1. Januar 2025 planen, entstand die Idee, sich im nächsten Frühjahr in einer dieser Gemeinden zu treffen, um sich über die bis dahin gemachten Erfahrungen auszutauschen.
Spontan erklärte sich die Evangelische Kirchengemeinde Boppard bereit, als Gastgeber zu fungieren und die Veranstaltung gemeinsam mit der Archivstelle Boppard, die den geplanten Registraturschnitt fachlich eng begleiten wird, vorzubereiten. Alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer sprachen die Hoffnung aus, dass durch dieses neue Lehrgangsformat ein größere Praxisnähe erreicht werden kann und der gemeinsame Austausch in Fragen der Schriftgutverwaltung dadurch noch intensiver und zielführender wird.