Das Hauptarchiv der v. Bodelschwinghschen Stiftung Bethel und das Landeskirchliche Archiv der Ev. Kirche von Westfalen luden vom 27.-28. April zum diesjährigen Ev. Kirchenarchivtag nach Bielefeld. Im Rahmen der Veranstaltung wurde der Schwerpunkt besonders auf die Archivierung digitaler Datenbestände sowie den archivischen Umgang mit Personalakten gelegt. Ziel war es, den Teilnehmenden wertvolle Impulse für die Arbeit in ihren Archiven mitzugeben.
Schon in seinem Eröffnungsvortrag hat Martin Kamp vom Archiv der EKvW einen interessanten Erfahrungsbericht zum Thema Retrodigitalisierung geliefert. Die Online-Bereitstellung von analogem Archivgut gewinnt für Archive zunehmend an Bedeutung. Einerseits kann hier die Sichtbarkeit archivischer Institutionen erhöhrt werden, andererseits spiegelt sie die Erwartungshaltung vieler Nutzender wider. In diesem Bereich besteht jedoch signifikanter Nachholbedarf. Eine Anaylse der im Archivportal NRW verfügbaren Digitaliste ergab, dass lediglich 1% davon aus kirchlichen Archiven stammt. Zum Vergleich sei angemerkt, dass kommunale Archive auf 5% und das Landesarchiv NRW auf stolze 93% bereitgestellter Digitalisate verweisen können.
Nun darf nicht vergessen werden, dass der Prozess der Digitalisierung besonders finanzielle und zeitliche Ressourcen erfordert. Darüber hinaus sind zahlreiche Aspekte zu berücksichtigen, etwa die Auswahl der Archivalien, die Kostenermittlung, Überlegungen zur Handhabung von Daten, des Hostings, der Datenaufbereitung sowie die Bereitstellung in Portalen. Kamp gelangte zum Schluss, dass sich dieser Prozess als lohnenswert erweist und von Archiven verfolgt werden sollte. Gleichzeitig mahnte er, dass digitale Angebote Gefahr laufen, den Blick Nutzender auf das Bestandsangebot von Archiven einzuengen. Es wird also Aufgabe der Archive sein, auch weiterhin umfassend über nicht online verfügbares Archivgut zu informieren.
In einer Vielzahl von Verwaltungen und Einrichtungen hat die E-Akte erfolgreich Einzug gehalten. Damit sehen sich Archive folglich mit der Herausforderung konfrontiert, sich frühzeitig Gedanken über Bewertung und Übernahme elektronischer Akten zu machen. Kira Knappkötter vom Kreisarchiv Soest legte in ihrem Vortrag anschaulich dar, welche Rolle Archive bereits vor der Implementierung der E-Akte einnehmen müssen. Es ist essenziell, Verwaltungen beratend zu unterstützen und archivische Erfordernisse bei der Planung zu berücksichtigen, um eine spätere erfolgreiche und reibungslose Übernahme ins Archiv zu gewährleisten.
Einblick in den konkreten Ablauf der Übernahme elektronischer Unterlagen gewährte Thomas Lienkamp vom LWL-Archivamt für Westfalen. Dieses hat nämlich letztes Jahr erstmalig digitale Akten übernommen. Lienkamp illustrierte die Vorgehensweise der Übernahme am Beispiel von Eingliederungsakten. Des Weiteren wurden die diesbezüglichen Regularien sowie zu erfüllende Vorraussetzungen dargelegt.
Über Übernahme und Bewertung schwach strukturierter Dateisammlungen berichteten Dr. Alexandra Lutz und Maximilian Vitzthum vom Landeskirchlichen Archiv der Ev.-Luth. Kirche in Bayern. Zunächst erfolgte durch Dr. Lutz eine Darstellung der Ausgangssituation sowie eine Erläuterung potenziell problematischer Gegebenheiten. Diese können etwa in unterschiedlichen Arbeitsweisen der Mitarbeitenden, einer mangelnden Awareness digitale Dateien systematisch abzulegen, dem Fehlen eines flächendeckenden Einsatzes eines DMS, der Nichtbefolgung des Aktenplanes oder einer hybriden Ablage liegen. Gerade hier ist aber die Gefahr von Überlieferungslücken besonders groß. Anschließend erläuterte Maximilian Vitzthum die Schwierigkeiten, die mit der Vielfalt an Formaten, dem Umfang der Abgabe, der Ablagestruktur und der generellen Unübersichtlichkeit einhergehen. Unter Umständen sehen sich Archivmitarbeitende dann gezwungen, in hohem Maße in die Abgabenstruktur eingreifen zu müssen, wobei sogar die Auflösung der ursprünglichen Ordnerstruktur nicht auszuschließen ist. Vitzthum betonte schließlich die Wichtigkeit klarer Workflows vom Dateineingang über die Datenerfassung und -sichtung, Pre-Ingest und Ingest bis hin zur Erschließung. Zusammenfassend wurde konstatiert, dass die Übernahme und Bewertung schwach strukturierter Dateisammlungen prinzipiell bewältigt werden kann, wobei der hohe Zeitaufwand nicht unterschätzt werden darf. Unerlässlich ist jedoch eine vorherige Standortbestimmung der gelebten Ablagepraxis. Zudem sollte Rücksprache mit den abgebenden Stellen gehalten werden, um so Informationen zu individuellen Herangehensweisen der Ablage zu erhalten und diese ggf. besser nachvollziehen zu können.
Nach den Impulsvorträgen wurden dann in drei Arbeitsgruppen konkrete Lösungsansätze diskutiert, wie das „Datenchaos“ bewältigt werden kann. Dabei wurde u.a. der Blick etwa auf das Pre-Ingest, d.h. den Workflow zur Übernahme schwach strukturierter Daten, den Einsatz möglicher Tools zur Vorverarbeitung von Datenbeständen oder den Erfahrungsbericht zur Übernahme und Bewertung digitaler Daten geworfen. Im Anschluss wurden die Ergebnisse aus den Arbeitsgruppen vorgestellt.
Bevor der Abend mit einem gemeinsamen Abendessen in geselliger Runde ausklang, hatten die Teilnehmenden schließlich noch die Gelegenheit, an einem Rundgang durch Bethel oder das Archiv der EKvW teilzunehmen.
Der zweite Tag der Tagung widmete sich ganz dem Thema der Archivierung von Personalakten. Im Anschluss an die Andacht wurden zwei Erfahrungsberichte präsentiert, die sich mit Auswahlmodellen und der Übernahme befassten. Dr. Johannes Burkardt vom Landesarchiv NRW – Abteilung Ostwestfalen-Lippe wies darauf hin, dass Personalakten in Verwaltungen heutzutage überwiegend in digitaler Form geführt würden. Für viele Archive stellen sie somit die Bestandsgruppe dar, die zuerst rein digital übernommen werden wird. Er stellte das in seinem Haus entwickelte und bereits eingesetze Bewertungsmodell für Personalakten vor. Darüber hinaus erörterte er Überlegungen zur Übernahmequote, Überlieferungszielen, Zeitschnitten, Sonderfällen sowie den Einsatz von Anbietungslisten in den Behörden.
Ingrun Osterfinke schärfte in ihrem Vortrag den Blick auf die geltenden rechtlichen Rahmenbedingungen, die die Führung, Aufbewahrung und Abgabe von Personalunterlagen reglementieren. Hierzu zählen Personalakten-Richtlinien, Archivgesetze, Aufbewahrungs-und Kassationsverordnungen sowie Datenschutzgesetze. Diese Gesetzestexte und Vorgaben sind von Archiven bei der Übernahme und Bewertung gleichermaßen zu berücksichtigen. An diese Überlegungen anknüpfend, wurden Bewertungsmodelle und Überlieferungsziele des Archivs der EKvW vorgestellt. Eine weitere Differenzierung zeigte sich hinsichtlich der Bewertungspraxis auf unterschiedlichen Verwaltungsebenen – etwa auf landeskirchlicher, kreislicher oder gemeindlicher Ebene. Ferner wurde der Umgang mit Teilakten dargelegt sowie Abwägungen zur nachträglichen Bewertung und Kassation angesprochen.
In den nachfolgenden Arbeitsgruppen wurde der neue Blick auf Personalakten sowie ihre Überlieferungsbildung, Aussagekraft und Nutzung diskutiert. Beleuchtet wurde etwa die praktische Nutzung von Personalakten im Archivalltag sowie die Frage, welche rechtlichen Rahmenbedingungen (z.B. Schutzfristen) dabei zu beachten seien. Debattiert wurde auch, welche Erkenntnisse aus Personalakten als Quellengruppe ermittelt werden können oder welche Aspekte bei der Erarbeitung eines Bewertungsmodells berücksichtigt werden sollten. Die Ergebnisse der einzelnen Arbeitsgruppen wurden wiederum abschließend allen Teilnehmenden vorgestellt.
Der Ev. Kirchenarchivtag in Bielefeld erwies sich als außerordentlich gelungen! Dies spiegelte sich besonders in der reibungslosen Organisation und der Auswahl hochaktueller Themen wider, mit denen sich viele Kolleginnen und Kollegen konfrontiert sehen. Die Veranstaltung hob erneut deutlich hervor, wie wichtig, ergiebig und fruchtbar der fachliche Austausch ist. In der Tat wurden wertvolle Impulse und nachhaltige Eindrücke für die Arbeit in den eigenen Archiven mitgenommen.