Umzugsvorbereitungen zum Bezug unseres Außenmagazins in Moers

Auswahl der Bestände für das Außenmagazin Moers, Umzugsvorbereitung

Auswahl der Bestände für das Außenmagazin Moers, Umzugsvorbereitung

Vor elf Monaten berichtete Tatjana Klein hier im Blog, dass die Johanneskirche in Moers-Meerbeck in ein Archivmagazin umgebaut werden wird. Zeitgleich mit den anlaufenden Umbauarbeiten in der Kirche haben wir im Team unseres Archivs begonnen, uns Gedanken zu machen, welche der bislang in Düsseldorf verwahrten Archivbestände in das Außenmagazin verlagert werden sollen und wie der Umzug durchgeführt werden kann.

Bei der Entscheidung, ob ein Bestand nach Moers verlegt werden sollte, gingen wir nach folgenden Kriterien vor:

  • Alter der Archivalien
  • Benutzungshäufigkeit (Archivalien aus dem Außenmagazin können nur mit Verzögerung zur Verfügung gestellt werden),
  • Benutzungsmöglichkeit (unterliegt ein Bestand noch der 30jährigen Sperrfrist?)
  • Bestand steht kurz vor der archivischen Bearbeitung

Die Bestände im Umfang von annähernd 1900 Regalmetern Archivalien waren nun also bestimmt, doch wie sollte der Umzug ablaufen? Das Umzugsgut lag ja nicht in einer Folge aneinander, sondern in vier Magazinräumen in Dutzenden von Regalen; nicht immer hatte die gewünschte Lagerungssystematik eingehalten werden können. In Moers sollte aber die Chance genutzt werden, die Bestandssystematik auch in der Lagerung abzubilden.

Wie sollte man die Einhaltung der Reihenfolge mit einfachen Mitteln sicherstellen? Der Verfasser dieses Beitrages hatte in seinen ersten Dienstjahren – damals im Hauptstaatsarchiv Düsseldorf – einen Teilumzug von Beständen des Zweigarchivs in die Hauptstelle mitorganisiert. Damals war die Einhaltung der Reihenfolge durch eine laufende Nummer auf allen Archivalien gelungen.

Auswahl der Bestände für das Außenmagazin in Moers

Auswahl der Bestände für das Außenmagazin in Moers

Dieses Modell haben wir hier jetzt auch angewendet: Bei der Firma Pleuser wurden rote Etiketten in der Nummernfolge 1 bis 13.000 bestellt und auf die Archivkartons und Aktenordner aufgeklebt. Vorher hatten wir die Haltbarkeit dieser Spezialetiketten getestet und für gut befunden. In einer Tabelle wurden die Bestände, der Lagerungsort hier im Magazin und die Umzugsnummern miteinander verknüpft. Diese Tabelle wurde – leicht abgewandelt – zum Umzug der Logistikfirma zur Verfügung gestellt. Besonderheiten der Lagerung wurden hier vermerkt und in einigen Fällen mit Klebezettel auch am Bestand markiert, um gegebenfalls zeitraubende Fehler auszuschließen. Dass dieses System sich hervorragend bewährt hat, können wir in einigen Tagen nach der offiziellen Einweihung des Außenmagazins berichten.

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