Muster eines Aktenverzeichnisses
Etwa 70 Minuten der täglichen Arbeitszeit verbringt ein Verwaltungsmitarbeiter bzw. eine Verwaltungsmitarbeiterin im Durchschnitt damit, bestimmte Informationen zu suchen, besagen Studien. Zeit, die – gerade angesichts der sinkenden Stunden- und Mitarbeiterzahlen in den Verwaltungen – sicherlich sinnvoller genutzt werden kann. Eine gut geordnete und übersichtliche Registratur kann Abhilfe schaffen. Aber wie kommt man zu so einer Registratur? Wie kann man den wachsenden Papierbergen Herr werden? Und wie fügen sich digitale Dokumente und Emails in die tägliche Aktenführung ein?
Das Archiv der EKiR versucht Antworten zu geben: Gestern fand der jährliche Schriftgutverwaltungslehrgang statt.
27 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus Gemeinde- und Verwaltungsämtern, aus Kirchenkreisen und –verbänden der EKiR kamen im FFFZ Hotel und Tagungshaus zusammen, um sich mit dem häufig problematischen Arbeitsbereich der Schriftgutverwaltung auseinanderzusetzen.
Eine erste Vorstellungsrunde erbrachte die Problemanzeige, dass vor allem bei der Frage der Kassation große Unsicherheiten bestehen. Aber auch die Einordnung von Schriftstücken stellt viele Mitarbeiter – vor allem neue – häufig vor Probleme, selbst wenn in vielen Einrichtungen nach dem Aktenplan gearbeitet wird. Schließlich wünschten sich einige Teilnehmer ein Konzept, nach dem auch die digitalen Unterlagen übersichtlich abgelegt werden können.
Schritt für Schritt lernten die Teilnehmer den Einheitsaktenplan der EKiR – seit 2004 die verbindliche Gliederungsgrundlage für die Ordnung der Registratur – kennen und erfuhren, wie sie daraus den auf ihre Institution zugeschnittenen Registraturplan erstellen können, wie ein Aktenverzeichnis angelegt wird und Aktenzeichen vergeben werden. Ein weiteres Hilfsmittel ist die Schriftgutordnung (SGO) der EKiR.
Die digitale Ablage bekommt man am besten in den Griff, wenn man analog zum Registraturplan eine Ordnerstruktur im Explorer einrichtet.
Analoge Ordnerstruktur im Windows-Explorer
Thema war natürlich auch die Kassation: Durch das gezielte Anlegen von Kassationsakten, also solchen Akten, die nur Dokumente mit begrenztem Erinnerungswert beinhalten, wird die regelmäßige und gezielte Aussonderung erheblich vereinfacht. Welche Fristen beim Kassieren eingehalten werden müssen und welche Bedingungen dafür gegeben sein müssen, geht aus dem Einheitsaktenplan hervor, der auch einen integrierten Kassationsplan enthält. Zwei Fristen sind es, die für die Registraturen innerhalb der EKiR maßgeblich sind: 2 Jahre und 10 Jahre. Alles, was nach den vorgegebenen Aussonderungen übrig bleibt, ist ein Fall fürs Archiv.
Nach der theoretischen Einführung übten die Teilnehmer an fiktiven Beispielen und realen Schriftstücken die Anwendung des Aktenplanes ein – und mussten feststellen, dass eine 100%-ige Einordnung nicht in allen Fällen möglich ist. Unterschiedliche Perspektiven der verschiedenen Institutionen und die strikte Einhaltung des Sachprinzips erfordern hier und da ein gewisses Fingerspitzengefühl. Aber schon während des Kurses wurden die Teilnehmer deutlich sicherer im Umgang mit dem Einheitsaktenplan und können ihn hoffentlich zukünftig selbständig in ihren Registraturen anwenden. In Zweifelsfällen stehen die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des Archivs aber natürlich jederzeit für Fragen zu Verfügung.
Insgesamt fand der diesjährige Lehrgang in sehr konstruktiver und konzentrierter Atmosphäre statt.
Es bleibt festzuhalten, dass der Einheitsaktenplan mit integriertem Kassationsplan sich in den vergangenen Jahren bewährt und weitgehend auch durchgesetzt hat – im vergangenen Jahr feierte er sein zehnjähriges Jubiläum! Nichtsdestotrotz muss er kontinuierlich fortgeschrieben und den veränderten Zuständigkeiten und Gegebenheiten angepasst werden, um sinnvolle Ordnungsgrundlage zu bleiben.